1. Qui contacter ?
Pour les traitements décrits comme relevant d’Ouvralis, le responsable est Mathéo Jules Hugo Jolly, entrepreneur individuel — Ouvralis, SIREN 105 051 478, 38 chemin de la Solitude, 85300 Challans, France.
Pour toute question ou demande relative aux données personnelles : contact@ouvralis.fr ou courrier postal à l’adresse ci-dessus.
2. Les deux rôles d’Ouvralis
Ouvralis responsable de traitement
Ouvralis détermine les finalités et moyens essentiels pour gérer les comptes, l’essai, la relation commerciale, les paiements et factures d’abonnement, le support, la sécurité, les preuves d’acceptation, les vendeurs et le fonctionnement de la plateforme.
Ouvralis sous-traitant du client professionnel
L’entreprise cliente détermine pourquoi elle traite dans le logiciel les données de ses propres clients, prospects, salariés, candidats, fournisseurs et sous-traitants. Pour ces contenus métier, l’entreprise cliente est responsable de traitement et Ouvralis agit sur ses instructions. L’accord de traitement des données encadre cette relation.
Les personnes concernées par des données déposées par une entreprise doivent en principe s’adresser d’abord à cette entreprise. Ouvralis l’assiste lorsqu’une demande lui est transmise.
3. Données traitées
Selon les modules utilisés, Ouvralis peut traiter :
- Compte et entreprise : nom, prénom, e-mail, téléphone, mot de passe haché, entreprise, adresse, SIREN/SIRET, TVA, coordonnées bancaires affichées sur les documents et paramètres ;
- Relation commerciale : code vendeur, origine du contact, notes, rendez-vous, statut d’essai, offre choisie et échanges ;
- Abonnement : offre, montants, échéances, identifiants de client, session, abonnement et paiement Stripe, statut et incidents ;
- Données métier : clients, prospects, chantiers, devis, factures, paiements, dépenses, fournisseurs, stocks, photos, pièces jointes, signatures, e-mails et relances ;
- Équipe : identité, coordonnées professionnelles, poste, planning, absences, temps, documents personnels déposés par l’employeur et droits d’accès ;
- Intégrations : adresse e-mail connectée, jetons OAuth ou identifiants SMTP chiffrés, métadonnées de messages, données bancaires importées via le service choisi et paramètres de facturation électronique ;
- Assistant IA : questions, extraits de contexte sélectionnés pour répondre et historique conservé dans le compte ;
- Support et copilotage : dossiers, messages, pièces jointes, diagnostics, autorisation et durée d’une éventuelle session de co-navigation ;
- Sécurité et preuve : adresse IP, navigateur, appareil, horodatages, sessions, journaux d’activité, consentements, versions contractuelles et événements techniques.
Ouvralis ne demande pas au client d’enregistrer des données sensibles sans nécessité professionnelle. Le client doit limiter les pièces relatives aux salariés et autres personnes à ce qui est nécessaire et licite.
4. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base utilisée par Ouvralis |
|---|---|
| Créer le compte, fournir l’essai et le logiciel, gérer les utilisateurs, le support et les intégrations demandées | Exécution du contrat ou mesures précontractuelles |
| Encaisser, suivre l’abonnement, émettre les justificatifs et tenir la comptabilité d’Ouvralis | Contrat et obligations légales |
| Prospection B2B, suivi des prospects et amélioration de l’offre | Intérêt légitime, avec droit d’opposition |
| Sécuriser les comptes, prévenir la fraude, diagnostiquer les erreurs et défendre des droits | Intérêt légitime et, selon le cas, obligation légale |
| Envoyer des communications facultatives non indispensables au service | Consentement lorsque celui-ci est requis |
| Traiter les données métier pour le compte de l’entreprise cliente | Instructions documentées du client dans le cadre de l’accord de sous-traitance |
Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour créer un compte, exécuter le contrat, sécuriser l’accès ou satisfaire une obligation. À défaut, la fonction concernée peut être indisponible.
5. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles aux personnes autorisées d’Ouvralis et, dans l’entreprise cliente, aux utilisateurs auxquels elle attribue les droits correspondants. Elles peuvent être confiées aux prestataires nécessaires :
| Prestataire ou catégorie | Utilisation | Activation |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Hébergement du site, de l’application et des bases ; région serveur configurée en France | Nécessaire |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Checkout, carte, abonnement, paiement, facturation et lutte contre la fraude | Lors d’une souscription |
| Brevo / Sendinblue SAS et fournisseurs SMTP du client | E-mails d’activation, transactionnels, support et envoi depuis l’adresse connectée | Selon le message ou la connexion |
| OpenAI Ireland Ltd. | Génération de réponses de l’assistant IA via API | Seulement lors de l’usage de l’IA |
| Google Ireland Ltd. et Microsoft Ireland Operations Ltd. | Connexion OAuth et envoi depuis Gmail ou Microsoft 365 | Seulement si le client connecte ce service |
| Perspecteev SAS (Bridge) | Connexion et importation bancaires | Seulement si le client active le module |
| Cobrowse.io | Co-navigation temporaire avec un accompagnateur autorisé ; champs sensibles masqués | Seulement après une demande et l’autorisation affichée |
| Cloudflare CDN et Google Fonts | Chargement de certaines bibliothèques ou polices des interfaces qui les utilisent | Lors de l’affichage concerné |
| SUPER PDP (superpdp.tech) | Autorisation OAuth, vérification de l’entreprise et de l’identité, conversion et validation Factur-X, transmission et réception des factures, annuaire, statuts de cycle de vie et e-reporting activé | Seulement lorsque l’entreprise connecte SUPER PDP ; données fictives en bac à sable et données réelles en production |
| PISTE / Chorus Pro | Transmission des factures destinées aux organismes publics | Uniquement si cette connexion est effectivement configurée et utilisée |
Des autorités, juridictions, conseils, assureurs ou acquéreurs peuvent aussi recevoir les données lorsqu’une loi l’impose, pour défendre un droit ou dans le cadre d’une opération affectant l’activité, avec les garanties appropriées.
6. Localisation et transferts internationaux
L’hébergement principal choisi pour Ouvralis est situé en France. Certains prestataires internationaux peuvent toutefois traiter ou rendre accessibles des données hors de l’Espace économique européen. Selon le prestataire et le pays, ces transferts reposent sur une décision d’adéquation, le cadre UE–États-Unis applicable, des clauses contractuelles types de la Commission européenne et des mesures complémentaires, ou une autre garantie admise par le RGPD.
Les garanties pertinentes peuvent être demandées à contact@ouvralis.fr, sous réserve des éléments confidentiels ou de sécurité.
7. Durées de conservation
Ouvralis applique les durées suivantes, sauf obligation légale, litige, gel probatoire ou instruction licite du client justifiant une durée différente :
| Données | Durée ou critère |
|---|---|
| Compte et données métier | Pendant le contrat et jusqu’à l’exécution de la demande de suppression ; certaines données sont isolées plus longtemps si la loi ou un litige l’exige. Le client doit exporter avant suppression. |
| Factures, paiements et pièces comptables d’Ouvralis | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné |
| Preuves contractuelles et acceptations | Durée du contrat puis durée nécessaire à la prescription et à la défense des droits |
| Prospects B2B sans contrat | 3 ans après le dernier contact ou la dernière interaction |
| Conversations IA | 90 jours au maximum dans l’historique technique prévu par le service, sauf suppression plus précoce ou conservation requise pour la sécurité |
| Dossiers support clos | 2 ans par défaut après clôture ; pièces retirées plus tôt lorsqu’elles ne sont plus utiles |
| Fichiers temporaires d’import | 7 jours au maximum après la session d’import |
| Journaux de sécurité et diagnostics | Durée proportionnée à la détection des incidents et à la défense des droits, avec réduction ou rotation régulière |
| Copilotage | Autorisation, code et métadonnées pendant la durée nécessaire au support et à la traçabilité ; la session de contrôle cesse lorsqu’elle est arrêtée ou expire |
Les sauvegardes techniques suivent leur propre cycle de rotation et sont supprimées ou écrasées progressivement. Une suppression immédiate de chaque copie de sauvegarde n’est donc pas toujours possible, mais les données ne sont pas réintroduites dans le service actif.
8. Sécurité
Ouvralis met en œuvre notamment le chiffrement HTTPS en transit, le hachage des mots de passe, le chiffrement de secrets de connexion pris en charge, la séparation logique des comptes, des permissions, des journaux d’activité, des contrôles d’accès et des mesures de limitation des abus. Les champs sensibles sont masqués lors du copilotage lorsque la configuration le permet.
Aucune mesure n’élimine tous les risques. Le client doit utiliser des mots de passe uniques, protéger ses appareils, retirer rapidement les anciens accès, vérifier les droits de son équipe et signaler sans délai un incident.
9. Vos droits
Lorsque Ouvralis est responsable de traitement, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité lorsque ses conditions sont réunies, vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime et retirer un consentement sans effet rétroactif.
Écrivez à contact@ouvralis.fr en précisant votre demande et l’adresse liée au compte. Un justificatif d’identité peut être demandé uniquement en cas de doute raisonnable. Une réponse est apportée en principe dans le mois, délai pouvant être prolongé dans les conditions du RGPD.
Pour les données déposées par votre employeur, artisan ou autre entreprise cliente, adressez-vous prioritairement à cette entreprise. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
Exercer un droit11. Service professionnel
Ouvralis n’est pas destiné aux particuliers ni aux mineurs. Un employeur peut traiter les données professionnelles de salariés mineurs ou apprentis sous sa propre responsabilité, dans le respect du droit du travail et de la protection des données.
12. Évolution de la politique
Cette politique peut évoluer pour refléter le service, ses prestataires ou la réglementation. En cas de changement substantiel, Ouvralis informe les titulaires de compte par un moyen adapté. La date et la version en tête de page permettent d’identifier le texte applicable.
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